Трудовой кодекс говорит, что трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Посмотрим, в каком порядке ее надо вести и когда бумажную трудовую книжку заменяет электронная трудовая книжка.

Виды трудовых книжек

В настоящее время возможны следующие варианты ведения трудовых книжек:

  • у работника есть бумажная трудовая книжка, но все сведения дублируются путем представления в ПФР сведений о трудовой деятельности для ведения так называемой электронной трудовой книжки;
  • у работника есть на руках бумажная трудовая книжка по старой деятельности, но она больше не ведется, а по всей текущей трудовой деятельности на него подаются сведения для ведения электронной трудовой книжки (или ЭТК);
  • у работника есть только ЭТК.

Когда какой вариант применяется – зависит от ситуации и желания работника.

Так, все работающие граждане должны были в 2020 г. подать своему работодателю письменное заявление (п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

  • или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
  • или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (иным словами, об отказе от ведения бумажной книжки и о переходе на ведение информационной базы о стаже только в электронном виде).

Сведения о выборе работника направлялись в Пенсионный фонд и там фиксировались. Если работник не подал никакого заявления, считалось, что он выразил пожелание о продолжении ведения по нему бумажной трудовой книжки.

В дальнейшем человек в любой момент может отказаться от бумажной трудовой книжки, подав соответствующее заявление своему текущему работодателю (п. 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Но если человек отказался от бумажной книжки, трудовая книжка с соответствующей записью была выдана ему на руки, сведения о его выборе были переданы в ПФР, то возобновить ведение трудовой книжки на бумаге уже не получится (то есть нельзя отменить или изменить свое решение об отказе от бумажного документа) (Письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

И еще. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 г. и позднее, то бумажная трудовая книжка ему в принципе не заводится. То есть сразу автоматом по умолчанию начинает вестись только ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Бумажная трудовая книжка

Си­ту­а­ция, когда у ра­бот­ни­ка есть тру­до­вая книж­ка на бу­ма­ге – это клас­си­че­ский и самый рас­про­стра­нен­ный ва­ри­ант.

Бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка – это до­ку­мент стро­гой от­чет­но­сти, ко­то­рый оформ­ля­ет­ся на спе­ци­аль­ном блан­ке. Этот бланк можно ку­пить в спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ных ор­га­ни­за­ци­ях – у из­го­то­ви­те­ля (ГО­ЗНАК) или рас­про­стра­ни­те­ля (По­ря­док обес­пе­че­ния ра­бо­то­да­те­лей блан­ка­ми тру­до­вой книж­ки и вкла­ды­ша в тру­до­вую книж­ку, утв. При­ка­зом Мин­фи­на от 22.12.2003 № 117н).

Ра­бо­то­да­те­ли (ор­га­ни­за­ции и пред­при­ни­ма­те­ли) ведут бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки на каж­до­го ра­бот­ни­ка, про­ра­бо­тав­ше­го у них более 5 дней, если ра­бо­та по дан­но­му месту яв­ля­ет­ся ос­нов­ной и ра­бот­ник ранее не от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки (ст. 66 ТК РФ).

А с 1 ян­ва­ря 2023 г. вво­дят­ся в дей­ствие тру­до­вые книж­ки но­во­го об­раз­ца (По­ста­нов­ле­ние Пра­ви­тель­ства от 24.07.2021 № 1250). Но при этом:

  • име­ю­щи­е­ся у ра­бот­ни­ков тру­до­вые книж­ки ранее уста­нов­лен­но­го об­раз­ца дей­стви­тель­ны и об­ме­ну на новые не под­ле­жат;
  • име­ю­щи­е­ся у ра­бо­то­да­те­лей блан­ки тру­до­вых кни­жек и блан­ки вкла­ды­шей в них ста­ро­го об­раз­ца дей­стви­тель­ны и могут ис­поль­зо­вать­ся без огра­ни­че­ния срока.

Если ра­бот­ник, ко­то­рый ранее не от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, по­те­рял ее при пе­ре­хо­де на дру­гую ра­бо­ту, то по его прось­бе новый ра­бо­то­да­тель дол­жен офор­мить ра­бот­ни­ку новую книж­ку. При этом до 1 ян­ва­ря 2023 г. ис­поль­зу­ет­ся ранее утвер­жден­ная форма тру­до­вой книж­ки (Пись­мо Мин­тр­у­да от 01.09.2021 № 14-6/В-1049).

Порядок ведения бумажных трудовых книжек

С сен­тяб­ря 2021 г. тру­до­вая книж­ка ве­дет­ся в со­от­вет­ствии с По­ряд­ком ве­де­ния и хра­не­ния тру­до­вых кни­жек, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н.

Ра­бо­то­да­те­ли ведут бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки в от­но­ше­нии тех ра­бот­ни­ков, кто не от­ка­зал­ся от нее. А вот ра­бот­ни­кам, ко­то­рые впер­вые по­сту­па­ют на ра­бо­ту в 2022 г., бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка не за­во­дит­ся (ст. 66 ТК РФ).

В ор­га­ни­за­ции на­зна­ча­ет­ся со­труд­ник, от­вет­ствен­ный за ве­де­ние и хра­не­ние тру­до­вых кни­жек. Сами книж­ки долж­ны хра­нить­ся в сейфе. Вы­да­вать их на руки со­труд­ни­кам за­пре­ще­но. Ис­клю­че­ние (п. 34, 35, 36 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н):

  • ра­бот­ник пись­мен­но за­про­сил книж­ку в целях обя­за­тель­но­го со­ци­аль­но­го стра­хо­ва­ния (на­при­мер, для пе­ре­рас­че­та пен­сии). Тогда книж­ка вы­да­ет­ся ему под рос­пись в те­че­ние 3 ра­бо­чих дней;
  • ра­бот­ник уволь­ня­ет­ся. В этом слу­чае книж­ка вы­да­ет­ся ра­бот­ни­ку в день уволь­не­ния (по­след­ний ра­бо­чий день);
  • ра­бот­ник от­ка­зал­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки.

Кроме непо­сред­ствен­но кни­жек, от­вет­ствен­ный со­труд­ник дол­жен за­пол­нять (п. 39, 40 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н):

  • книгу (жур­нал) учета блан­ков тру­до­вой книж­ки и вкла­ды­шей в нее. Этот ре­гистр необ­хо­дим для фик­са­ции чи­стых блан­ков тру­до­вых кни­жек;
  • книгу (жур­нал) по учету дви­же­ния тру­до­вых кни­жек и вкла­ды­шей в нее. Сюда вно­сят­ся све­де­ния обо всех книж­ках, при­ни­ма­е­мых от ра­бот­ни­ков при при­е­ме на ра­бо­ту, а также о новых тру­до­вых книж­ках, за­во­ди­мых ра­бот­ни­кам.

Форму таких книг ор­га­ни­за­ция раз­ра­ба­ты­ва­ет са­мо­сто­я­тель­но.

Что отражается в бумажной трудовой книжке

Ти­туль­ный лист тру­до­вой книж­ки за­пол­ня­ет­ся на ос­но­ва­нии пас­пор­та и до­ку­мен­тов об об­ра­зо­ва­нии (ди­пло­ма, ат­те­ста­та, удо­сто­ве­ре­ния).

В графу 3 раз­де­ла «Све­де­ния о ра­бо­те» вно­сят­ся пол­ное и со­кра­щен­ное (при на­ли­чии) на­зва­ние ор­га­ни­за­ции в виде за­го­лов­ка. По­ряд­ко­вый номер этой за­пи­си не при­сва­и­ва­ет­ся.

Далее в бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке ра­бо­то­да­тель дол­жен де­лать за­пи­си о (ст. 66 ТК РФ):

  • при­е­ме на ра­бо­ту и уволь­не­нии (вклю­чая све­де­ния об ос­но­ва­ни­ях пре­кра­ще­ния тру­до­во­го до­го­во­ра);
  • пе­ре­во­дах на дру­гую по­сто­ян­ную ра­бо­ту;
  • при­сво­е­нии но­во­го раз­ря­да, клас­са, ка­те­го­рии в пе­ри­од ра­бо­ты;
  • на­граж­де­ни­ях за успе­хи в ра­бо­те.

Све­де­ния о таких взыс­ка­ни­ях как за­ме­ча­ние и вы­го­вор в тру­до­вую книж­ку не вно­сят­ся (п. 5 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

При вне­се­нии в тру­до­вую книж­ку за­пи­сей можно ис­поль­зо­вать штам­пы (пе­ча­ти), пе­ча­тать часть тек­ста на прин­те­ре. А вот со­кра­щать слова в тру­до­вой книж­ке нель­зя. В част­но­сти, нель­зя ука­зы­вать «пр.» вме­сто «при­каз» (п. 3 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

При вне­се­нии за­пи­си об уволь­не­нии за­пись долж­на точно со­от­вет­ство­вать фор­му­ли­ров­кам ТК РФ со ссыл­кой на часть ста­тьи, пункт ста­тьи (п. 15 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н). На­при­мер, при уволь­не­нии по соб­ствен­но­му же­ла­нию долж­но быть ука­за­но: Тру­до­вой до­го­вор рас­торг­нут по ини­ци­а­ти­ве ра­бот­ни­ка, пункт 3 части пер­вой ста­тьи 77 Тру­до­во­го ко­дек­са Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции.

Более по­дроб­но об оформ­ле­нии тру­до­вой книж­ки при уволь­не­нии чи­тай­те в от­дель­ной кон­суль­та­ции.

Даты в тру­до­вой книж­ке ука­зы­ва­ют по сле­ду­ю­ще­му фор­ма­ту: хх.хх.хххх, на­при­мер 21.11.2022.

За­пи­си об уволь­не­нии за­ве­ря­ют­ся под­пи­сью ру­ко­во­ди­те­ля или лица, от­вет­ствен­но­го за ве­де­ние тру­до­вой книж­ки, пе­ча­тью ра­бо­то­да­те­ля или кад­ро­вой служ­бы (при на­ли­чии).

По новым пра­ви­лам, дей­ству­ю­щим с сен­тяб­ря 2021 г., зна­ко­мить ра­бот­ни­ков с за­пи­ся­ми в бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке не тре­бу­ет­ся. То есть ра­бот­ник не дол­жен ста­вить свою под­пись, под­твер­жда­ю­щую озна­ком­ле­ние, после за­пи­си об уволь­не­нии.

Как ведется бумажная трудовая книжка на совместителя

Как мы уже ска­за­ли выше, тру­до­вая книж­ка ве­дет­ся толь­ко по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты. Но сов­ме­сти­тель может по­про­сить сво­е­го ос­нов­но­го ра­бо­то­да­те­ля вне­сти в тру­до­вую книж­ку све­де­ния о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству. В этом слу­чае сов­ме­сти­тель дол­жен предо­ста­вить до­ку­мент, под­твер­жда­ю­щий ра­бо­ту по сов­ме­сти­тель­ству, в част­но­сти, тру­до­вой до­го­вор о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству или копию при­ка­за (ст. 66 ТК РФ; п. 11 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н).

За­пись о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству может быть вне­се­на в тру­до­вую книж­ку не в хро­но­ло­ги­че­ском по­ряд­ке, если че­ло­век начал ра­бо­тать по сов­ме­сти­тель­ству ранее, чем по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты.

Если ос­нов­ной ра­бот­ник пе­ре­во­дит­ся у дан­но­го ра­бо­то­да­те­ля на внеш­нее сов­ме­сти­тель­ство, то вно­сит­ся за­пись об уволь­не­нии с ос­нов­ной ра­бо­ты по нуж­но­му ос­но­ва­нию. А за­пись о ра­бо­те по сов­ме­сти­тель­ству в тру­до­вую книж­ку вне­сет уже новый ра­бо­то­да­тель по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты по прось­бе са­мо­го ра­бот­ни­ка.

Как работнику отказаться от бумажной трудовой книжки

Ра­бот­ник в любой мо­мент может от­ка­зать­ся от бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, по­лу­чить ее на руки и оста­вить ве­де­ние толь­ко ЭТК. Для этого ему нужно по­дать ра­бо­то­да­те­лю за­яв­ле­ние о предо­став­ле­нии све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии со ста­тьей 66.1 ТК РФ. За­яв­ле­ние может вы­гля­деть так.

 

Ди­рек­то­ру ООО «Ро­маш­ка»
Ива­но­ву И.И.
От ме­не­дже­ра Пет­ро­ва П.П.
За­яв­ле­ние
Прошу вы­дать мне тру­до­вую книж­ку на руки и предо­став­лять све­де­ния о моей тру­до­вой де­я­тель­но­сти толь­ко в со­от­вет­ствии со ст. 66.1 Тру­до­во­го ко­дек­са РФ.
Пет­ров П.П. _______________ 21.11.2022

 

В этом слу­чае ра­бо­то­да­тель сде­ла­ет в графе 3 тру­до­вой книж­ки ра­бот­ни­ка сле­ду­ю­щую за­пись: По­да­но пись­мен­ное за­яв­ле­ние о предо­став­ле­нии све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти в со­от­вет­ствии со ста­тьей 66.1 Тру­до­во­го ко­дек­са Рос­сий­ской Фе­де­ра­ции.

В графе 4 нужно ука­зать рек­ви­зи­ты за­яв­ле­ния ра­бот­ни­ка. Далее эта за­пись за­ве­ря­ет­ся под­пи­сью ру­ко­во­ди­те­ля или от­вет­ствен­но­го лица.

После этого бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка пе­ре­да­ет­ся ра­бот­ни­ку не позд­нее 3 ра­бо­чих дней со дня по­да­чи за­яв­ле­ния (п. 35 По­ряд­ка, утв. При­ло­же­ни­ем № 2 к При­ка­зу Мин­тр­у­да от 19.05.2021 № 320н). И вновь вер­нуть­ся к ве­де­нию бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки че­ло­век уже не смо­жет.

Кроме того, ра­бо­то­да­тель дол­жен по­дать в Пен­си­он­ный фонд форму СЗВ-ТД с по­мет­кой о том, что ра­бот­ник пе­ре­хо­дит на ЭТК. Срок по­да­чи такой формы – не позд­нее 15-го числа ме­ся­ца, сле­ду­ю­ще­го за тем, в ко­то­ром ра­бот­ник сде­лал свой выбор.

Электронная трудовая книжка

На лю­бо­го ра­бот­ни­ка (неваж­но, со­хра­нил он бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку или нет) ра­бо­то­да­те­ли по­да­ют в ПФР све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти по форме СЗВ-ТД.

То есть элек­трон­ная тру­до­вая книж­ка или ЭТК – это све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти и тру­до­вом стаже ра­бот­ни­ка, ко­то­рые хра­нят­ся в Пен­си­он­ном фонде в циф­ро­вом виде. И эти све­де­ния есть на каж­до­го ра­бо­та­ю­ще­го че­ло­ве­ка вне за­ви­си­мо­сти от его вы­бо­ра спо­со­ба ве­де­ния тру­до­вой книж­ки. Про­сто у тех, кто не от­ка­зал­ся от бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки, све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти дуб­ли­ру­ют­ся на бу­ма­ге и элек­трон­но.

Форма СЗВ-ТД по­да­ет­ся в ПФР, в част­но­сти:

  • при при­е­ме на ра­бо­ту;
  • при по­сто­ян­ных пе­ре­во­дах на дру­гую ра­бо­ту;
  • при уволь­не­нии;
  • при при­оста­нов­ле­нии и воз­об­нов­ле­нии тру­до­во­го до­го­во­ра в связи с мо­би­ли­за­ци­ей.

По­дроб­нее о за­пол­не­нии СЗВ-ТД чи­тай­те здесь.

А об оформ­ле­нии элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки, о ее плю­сах и ми­ну­сах вы мо­же­те по­чи­тать от­дель­ную по­дроб­ную кон­суль­та­цию.

Как формируются в ПФР электронные сведения о работнике с бумажной трудовой книжкой

Как мы уже ска­за­ли, даже если у ра­бот­ни­ка со­хра­ни­лась бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка, ра­бо­то­да­тель все равно по­да­ет в ПФР на этого ра­бот­ни­ка форму СЗВ-ТД с ин­фор­ма­ци­ей (ст. 66.1 ТК РФ; ст. 6 За­ко­на от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

  • о при­е­ме на ра­бо­ту;
  • об уволь­не­нии;
  • о по­сто­ян­ных пе­ре­во­дах на дру­гую ра­бо­ту;
  • об из­ме­не­нии долж­но­сти;
  • о при­оста­нов­ле­нии и воз­об­нов­ле­нии тру­до­во­го до­го­во­ра, в том числе в связи с мо­би­ли­за­ци­ей;
  • о ре­ор­га­ни­за­ции ком­па­нии или из­ме­не­нии ее на­име­но­ва­ния.

Иными сло­ва­ми, в Пен­си­он­ный фонд опе­ра­тив­но по­сту­па­ет вся ин­фор­ма­ция, необ­хо­ди­мая для ис­чис­ле­ния тру­до­во­го стажа ра­бот­ни­ка.

Что требует работодатель от нового работника при приеме на работу

При за­клю­че­нии тру­до­во­го до­го­во­ра ра­бот­ник предъ­яв­ля­ет ра­бо­то­да­те­лю (ст. 66.1 ТК РФ):

  • или бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку (если она у него есть и он не от­ка­зал­ся от ее ве­де­ния);
  • или све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти по форме СТД-Р – их вы­да­ет быв­ший ра­бо­то­да­тель при уволь­не­нии. В этом до­ку­мен­те будут све­де­ния о ра­бо­те у кон­крет­но­го ра­бо­то­да­те­ля. Если же нужны све­де­ния обо всей тру­до­вой де­я­тель­но­сти (в част­но­сти, для ис­чис­ле­ния стажа для пра­виль­но­го рас­че­та по­со­бия по вре­мен­ной нетру­до­спо­соб­но­сти), то ра­бот­ник может по­лу­чить форму СТД-ПФР в МФЦ, ПФР или через Го­сус­лу­ги. Об этом мы ска­жем ниже;
  • или и бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку, и све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти.

Ра­бо­то­да­тель ис­поль­зу­ет эти до­ку­мен­ты для ис­чис­ле­ния тру­до­во­го стажа ра­бот­ни­ка.

По­дроб­нее о по­лу­че­нии до­ку­мен­тов от новых ра­бот­ни­ков чи­тай­те ста­тью «Новый ра­бот­ник – 2021: вести ли тру­до­вую книж­ку и как по­дать СЗВ-ТД».

Где работнику получить сведения из ЭТК

Све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти (проще го­во­ря – вы­пис­ку из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки) по форме СТД-ПФР ра­бот­ник может по­лу­чить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • в МФЦ на бу­ма­ге;
  • в Пен­си­он­ном фонде на бу­ма­ге или в элек­трон­ной форме;
  • через пор­тал Го­сус­луг в форме элек­трон­но­го до­ку­мен­та.

Также о по­лу­че­нии вы­пис­ки из ЭТК чи­тай­те здесь.

Еще вам будет по­лез­на ста­тья «Элек­трон­ная тру­до­вая книж­ка: где ра­бот­ни­кам ис­кать све­де­ния, со­дер­жа­щи­е­ся в ней».

Самый про­стой спо­соб по­лу­чить вы­пис­ку из ЭТК – через Гоc­услу­ги. На глав­ной стра­ни­це вы­бе­ри­те пункт меню «Справ­ки / Вы­пис­ки» -> «Вы­пис­ка из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки».

Выписка поступит в ваш личный кабинет через какое-то время.

Получение сведений о трудовой деятельности у работодателя

Работник может получить сведения о трудовой деятельности и у работодателя по последнему месту работы. Но работодатель выдаст сведения только за период работы у него.

Сведения выдаются по форме СТД-Р. Они могут быть распечатаны на бумаге и заверены подписью руководителя организации (другого уполномоченного лица). Или же сведения могут быть выданы в электронной форме и заверены усиленной квалифицированной подписью работодателя. Формат оформления сведений (на бумаге или электронно) определяет работник.

Срок выдачи формы такой (ст. 66.1 ТК РФ):

  • при увольнении – в день прекращения трудового договора;
  • по письменному заявлению работника, поданному лично работодателю или направленному на адрес электронной почты работодателя – в течение 3-х рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Как быть работнику, если он обнаружил ошибки в ЭТК

Работникам имеет смысл периодически брать выписку из ЭТК и проверять, какие именно сведения передают в ПФР работодатели. Если пустить этот процесс на самотек, то потом, при выходе на пенсию, поправить что-либо за старые периоды будет гораздо сложнее.

Итак, если работник обнаружил какие-то ошибки или неточности в сведениях о своей трудовой деятельности, то он должен подать письменное заявление тому работодателю, который допустил ошибку (не передал какие-то сведения в ПФР). Работодатель обязан исправить или дополнить сведения путем подачи нужной формы в Пенсионный фонд (ст. 66.1 ТК РФ).

Источник: сайт издательства «Главная книга»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.