Нельзя просто взять и потратить наличку, возвращенную в кассу подотчетником

Неистраченную часть аванса, сданную подотчетным лицом обратно в кассу, нельзя потратить, не прогнав ее через банковский счет.

Пунктом 1 Указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348-У установлена возможность расходования из кассы наличных денег без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования, а также источникам поступления денег в кассу.

Так вот, как разъяснил Центробанк, наличка, сданная подотчетником в кассу по ранее выданному ему авансу, не относится к тому виду поступлений наличных денег, из которых средства можно тратить напрямую, минуя банковский счет. Соответственно, чтобы потратить неистраченную подотчетником и возвращенную им в кассу сумму, ее сначала необходимо сдать в банк, а потом снова снять с банковского счета.

Документ: Письмо Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561