Оргтехника в организации: отражение в бухгалтерском и налоговом учете

Как правило, оргтехника есть в каждой организации. И ее надо правильно учитывать. Посмотрим, что относится к оргтехнике по законодательству, каков ее бухгалтерский и налоговый учет.

Оргтехника – это…

В законодательстве нет понятия «оргтехника». Как правило, под оргтехникой понимают оборудование, используемое организацией для печати документов, создания документов и их копий, пересылки и обработки документов, создания и обработки файлов, для иного бесперебойного функционирования офисного и управленческого персонала. То есть, оргтехника это, например:

• персональные компьютеры (десктопы, ноутбуки и т.д.);
• серверы;
• планшеты и смартфоны;
• принтеры, сканеры, копиры;
• шредеры;
• телефоны и офисные АТС;
• калькуляторы;
• счетчики и детекторы банкнот;
• проекторы и т.д.

Документальное оформление оргтехники в организации

При по­куп­ке орг­тех­ни­ки в общем слу­чае про­да­вец вы­да­ет на­клад­ную, под­твер­жда­ю­щую пе­ре­да­чу иму­ще­ства по­ку­па­те­лю, а также счет-фак­ту­ру, если про­да­вец яв­ля­ет­ся пла­тель­щи­ком НДС и тех­ни­ка про­да­ет­ся не в роз­ни­цу. При про­да­же тех­ни­ки в роз­ни­цу вме­сто сче­та-фак­ту­ры вы­да­ет­ся чек ККТ, со­дер­жа­щий ин­фор­ма­цию о на­ли­чии и сумме НДС в со­ста­ве цены иму­ще­ства (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Бухгалтерский учет оргтехники

Как пра­ви­ло, орг­тех­ни­ка ис­поль­зу­ет­ся в ор­га­ни­за­ции более 12 ме­ся­цев. По­это­му по пра­ви­лам ФСБУ 6/2020 ее нужно от­не­сти к ос­нов­ным сред­ствам вне за­ви­си­мо­сти от ее сто­и­мо­сти (п. 4 ФСБУ 6/2020). А даль­ше воз­мож­ны 2 ва­ри­ан­та.

Ва­ри­ант 1. Ор­га­ни­за­ция про­пи­са­ла в учет­ной по­ли­ти­ке, что рас­хо­ды на объ­ек­ты сто­и­мо­стью ниже опре­де­лен­но­го ли­ми­та с уче­том уров­ня су­ще­ствен­но­сти ин­фор­ма­ции об ос­нов­ных сред­ствах при­зна­ют­ся рас­хо­да­ми те­ку­ще­го пе­ри­о­да (п. 5 ФСБУ 6/2020). То есть в от­но­ше­нии ма­ло­цен­ных объ­ек­тов ФСБУ 6/2020 не при­ме­ня­ет­ся. И сто­и­мость при­об­ре­тен­но­го вашей ор­га­ни­за­ци­ей объ­ек­та как раз укла­ды­ва­ет­ся в этот лимит. Тогда в пе­ри­о­де, когда по­лу­че­на тех­ни­ка, ее сто­и­мость сразу спи­сы­ва­ет­ся на рас­хо­ды в дебет сче­тов 26, 25, 44 или 20.

В то же время, по­сколь­ку тех­ни­ка будет ис­поль­зо­вать­ся дли­тель­ный пе­ри­од, необ­хо­ди­мо обес­пе­чить кон­троль за ее на­ли­чи­ем и дви­же­ни­ем, на­при­мер по­сред­ством внут­рен­не­го учета (п. 5 ФСБУ 6/2020).

Ва­ри­ант 2. Ор­га­ни­за­ция не уста­но­ви­ла сто­и­мост­ной лимит для ОС или же за­тра­ты на при­об­ре­те­ние еди­ни­цы тех­ни­ки пре­вы­ша­ют этот лимит. Тогда тех­ни­ку сле­ду­ет учесть как пол­но­цен­ное ос­нов­ное сред­ство.

В этом слу­чае срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния объ­ек­та опре­де­ля­ет­ся ис­хо­дя из ожи­да­е­мо­го пе­ри­о­да экс­плу­а­та­ции (п. 8, 9 ФСБУ 6/2020). Далее нужно вы­брать спо­соб на­чис­ле­ния амор­ти­за­ции, уста­но­вить лик­ви­да­ци­он­ную сто­и­мость объ­ек­та и на­чис­лять амор­ти­за­цию в со­от­вет­ствии с ука­зан­ны­ми эле­мен­та­ми амор­ти­за­ции (п. 37 ФСБУ 6/2020). В конце каж­до­го от­чет­но­го года эле­мен­ты амор­ти­за­ции про­ве­ря­ют­ся на со­от­вет­ствие усло­ви­ям ис­поль­зо­ва­ния объ­ек­та и при необ­хо­ди­мо­сти из­ме­ня­ют­ся. На­при­мер, может по­ме­нять­ся лик­ви­да­ци­он­ная сто­и­мость.

На­чис­лен­ную амор­ти­за­цию обыч­но от­но­сят в дебет счета 26, 25, 44 или 20.

Ми­ни­мум раз в год тех­ни­ку сле­ду­ет про­ве­рять на обес­це­не­ние (п. 38 ФСБУ 6/2020).

Списание оргтехники в бухучете

После того, как тех­ни­ка от­слу­жит свой век или сло­ма­ет­ся, ее необ­хо­ди­мо спи­сать (п. 40 ФСБУ 6/2020). Ба­лан­со­вая сто­и­мость объ­ек­та (если она есть) спи­сы­ва­ет­ся на рас­хо­ды. За­тра­ты на де­мон­таж и ути­ли­за­цию тех­ни­ки яв­ля­ют­ся рас­хо­да­ми те­ку­ще­го пе­ри­о­да (п. 43, 44 ФСБУ 6/2020).

Если же сто­и­мость тех­ни­ки из­на­чаль­но была при­зна­на рас­хо­дом те­ку­ще­го пе­ри­о­да, то на ба­лан­се оста­точ­ная сто­и­мость объ­ек­та в прин­ци­пе не чис­лит­ся, то есть спи­сы­вать нече­го. Тре­бу­ет­ся лишь до­ку­мен­таль­ное под­твер­жде­ние спи­са­ния тех­ни­ки.

До­ку­мен­таль­но спи­са­ние оформ­ля­ет­ся так:

• при­каз ру­ко­во­ди­те­ля о спи­са­нии тех­ни­ки;
• акт о спи­са­нии (акт о вы­во­де из экс­плу­а­та­ции) или бух­гал­тер­ская справ­ка. Можно ис­поль­зо­вать уни­фи­ци­ро­ван­ную форму акта ОС-4 (По­ста­нов­ле­ние Гос­ком­ста­та от 21.01.2003 № 7).

Если при лик­ви­да­ции орг­тех­ни­ки оста­лись ка­кие-то ма­те­ри­аль­ные цен­но­сти (зап­ча­сти), то их необ­хо­ди­мо опри­хо­до­вать по ры­ноч­ной сто­и­мо­сти как за­па­сы или учесть как ка­пи­таль­ные вло­же­ния, если эти цен­но­сти будут ис­поль­зо­ва­ны на со­зда­ние но­во­го ос­нов­но­го сред­ства (п. 10, 24 ФСБУ 6/2020). Как пра­ви­ло, на зап­ча­сти оформ­ля­ет­ся тре­бо­ва­ние-на­клад­ная по форме М-11 (По­ста­нов­ле­ние Гос­ком­ста­та от 30.10.1997 № 71а) или иной акт в про­из­воль­ной форме.

Учет оргтехники для налога на прибыль

Здесь ло­ги­ка учета сле­ду­ю­щая (подп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ):

• если срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния тех­ни­ки пре­вы­ша­ет 12 ме­ся­цев, а пер­во­на­чаль­ная сто­и­мость более 100 000 руб., то орг­тех­ни­ка вклю­ча­ет­ся в со­став амор­ти­зи­ру­е­мо­го иму­ще­ства (ос­нов­ных средств) и под­ле­жит амор­ти­за­ции;
• если ка­кое-то из усло­вий не вы­пол­ня­ет­ся, то рас­хо­ды на орг­тех­ни­ку можно учесть в со­ста­ве ма­те­ри­аль­ных рас­хо­дов при вводе тех­ни­ки в экс­плу­а­та­цию. Иной ва­ри­ант – спи­сы­вать сто­и­мость тех­ни­ки рав­но­мер­но в те­че­ние срока экс­плу­а­та­ции.

Как уста­но­вить срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния для орг­тех­ни­ки? При уста­нов­ле­нии срока надо ори­ен­ти­ро­вать­ся на амор­ти­за­ци­он­ную груп­пу со­глас­но Клас­си­фи­ка­ции ос­нов­ных средств (По­ста­нов­ле­ние Пра­ви­тель­ства от 01.01.2002 № 1). А при по­ис­ке нуж­но­го объ­ек­та в Клас­си­фи­ка­ции – на Об­ще­рос­сий­ский клас­си­фи­ка­тор ос­нов­ных фон­дов ОК 013-2014 (СНС 2008) (При­каз Рос­стан­дар­та от 12.12.2014 № 2018-ст).

В ОКОФ орг­тех­ни­ка в ос­нов­ном от­но­сит­ся:

• к груп­пе «Ком­пью­те­ры и пе­ри­фе­рий­ное обо­ру­до­ва­ние» под кодом 320.26.2;
• к груп­пе «Ма­ши­ны офис­ные и обо­ру­до­ва­ние, кроме ком­пью­те­ров и пе­ри­фе­рий­но­го обо­ру­до­ва­ния» под кодом 330.28.23.

От­дель­ные виды тех­ни­ки можно найти и в дру­гих раз­де­лах клас­си­фи­ка­то­ра.

В боль­шин­стве своем это объ­ек­ты, от­но­ся­щи­е­ся ко вто­рой амор­ти­за­ци­он­ной груп­пе со сро­ком по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния свыше 2 лет до 3 лет вклю­чи­тель­но (то есть СПИ можно уста­но­вить в ин­тер­ва­ле от 25 до 36 ме­ся­цев). Ска­жем, это ка­са­ет­ся ком­пью­те­ра, мо­но­бло­ка, прин­те­ра.

Груп­па объ­ек­тов под кодом 330.28.23 также может от­но­сить­ся к чет­вер­той амор­ти­за­ци­он­ной груп­пе. То есть срок по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния такой тех­ни­ки свыше 5 лет и до 7 лет вклю­чи­тель­но.

Ка­кие-то объ­ек­ты орг­тех­ни­ки по­па­дут в тре­тью амор­ти­за­ци­он­ную груп­пу со СПИ свыше 3 лет и до 5 лет вклю­чи­тель­но.

А вот, к при­ме­ру, ска­не­ра в Клас­си­фи­ка­ции нет. По­это­му при уста­нов­ле­нии СПИ можно ори­ен­ти­ро­вать­ся на тех­ни­че­ские усло­вия его ис­поль­зо­ва­ния и ре­ко­мен­да­ции из­го­то­ви­те­ля (п. 6 ст. 258 НК РФ).

Списание оргтехники для налога на прибыль

Если объ­ект был учтен как амор­ти­зи­ру­е­мое иму­ще­ство и он спи­сы­ва­ет­ся до ис­те­че­ния срока по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния в связи с невоз­мож­но­стью даль­ней­ше­го ис­поль­зо­ва­ния, то его оста­точ­ная сто­и­мость учи­ты­ва­ет­ся во вне­ре­а­ли­за­ци­он­ных рас­хо­дах на дату утвер­жде­ния акта на спи­са­ние (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Если сто­и­мость тех­ни­ки уже была учте­на в рас­хо­дах при вводе объ­ек­та в экс­плу­а­та­цию, то вто­рич­но рас­ход не при­зна­ет­ся (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же сто­и­мость при­зна­ва­лась в со­ста­ве ма­те­ри­аль­ных рас­хо­дов рав­но­мер­но в те­че­ние ка­ко­го-то срока и часть сто­и­мо­сти оста­лась не спи­сан­ной, то на дату спи­са­ния объ­ек­та «оста­точ­ная» сто­и­мость при­зна­ет­ся в рас­хо­дах еди­но­вре­мен­но.

Если при лик­ви­да­ции орг­тех­ни­ки воз­ник­ли до­пол­ни­тель­ные рас­хо­ды на де­мон­таж, то такие рас­хо­ды вклю­ча­ют­ся во вне­ре­а­ли­за­ци­он­ные рас­хо­ды (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Для спи­са­ния тех­ни­ки, учтен­ной как ос­нов­ное сред­ство, можно офор­мить акт о спи­са­нии по форме ОС-4 (По­ста­нов­ле­ние Гос­ком­ста­та от 21.01.2003 № 7). Или ис­поль­зо­вать са­мо­сто­я­тель­но раз­ра­бо­тан­ную форму (ст. 313 НК РФ).

Если тех­ни­ка учи­ты­ва­лась в со­ста­ве ма­те­ри­аль­ных рас­хо­дов, то ее можно спи­сать с ис­поль­зо­ва­ни­ем са­мо­сто­я­тель­но раз­ра­бо­тан­но­го акта или акта по форме МБ-8 «Акт на спи­са­ние ма­ло­цен­ных и быст­ро­из­на­ши­ва­ю­щих­ся пред­ме­тов» (По­ста­нов­ле­ние Гос­ком­ста­та от 30.10.1997 № 71а).

Если при спи­са­нии тех­ни­ки оста­лись ка­кие-то зап­ча­сти, ко­то­рые пла­ни­ру­ет­ся впо­след­ствии ис­поль­зо­вать, то их нужно опри­хо­до­вать по ры­ноч­ной сто­и­мо­сти, от­ра­зив вне­ре­а­ли­за­ци­он­ный доход на дату утвер­жде­ния акта о спи­са­нии тех­ни­ки (п. 13 ст. 250 НК РФ). Когда впо­след­ствии эти зап­ча­сти будут ис­поль­зо­вать­ся, их сто­и­мость можно будет учесть в рас­хо­дах (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Учет входного НДС по оргтехнике

Если ваша ор­га­ни­за­ция – пла­тель­щик НДС и вы при­об­ре­ли орг­тех­ни­ку с вход­ным НДС, то этот налог можно при­нять к вы­че­ту при вы­пол­не­нии сле­ду­ю­щих усло­вий (ст. 172 НК РФ):

• орг­тех­ни­ка при­ня­та к учету;
• орг­тех­ни­ка будет ис­поль­зо­вать­ся в об­ла­га­е­мой НДС де­я­тель­но­сти;
• есть счет-фак­ту­ра от про­дав­ца. При­чем это усло­вие дей­ству­ет и при при­об­ре­те­нии иму­ще­ства в роз­ни­цу. Од­но­го кас­со­во­го чека с вы­де­лен­ной сум­мой НДС недо­ста­точ­но (Пись­мо Мин­фи­на от 16.11.2021 № 03-07-11/92493).

Если тех­ни­ка спи­сы­ва­ет­ся до ис­те­че­ния срока по­лез­но­го ис­поль­зо­ва­ния, то есть при на­ли­чии оста­точ­ной сто­и­мо­сти, не пол­но­стью спи­сан­ной в рас­хо­ды, то вос­ста­нав­ли­вать часть вход­но­го НДС не тре­бу­ет­ся (Пись­мо ФНС от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@).

Учет оргтехники при УСН «доходы минус расходы»

При УСН ос­нов­ные сред­ства – это объ­ек­ты, ко­то­рые со­от­вет­ству­ют по­ня­тию амор­ти­зи­ру­е­мо­го иму­ще­ства по пра­ви­лам главы 25 НК РФ, то есть для на­ло­га на при­быль (п. 4 ст. 346.16 НК РФ). И если при­об­ре­тен­ная орг­тех­ни­ка яв­ля­ет­ся ос­нов­ным сред­ством для на­ло­га на при­быль (см. усло­вия выше), то ее надо учесть как ос­нов­ное сред­ство и при УСН.

Сто­и­мость ос­нов­но­го сред­ства (с уче­том вход­но­го НДС, если орг­тех­ни­ка при­об­ре­та­лась у пла­тель­щи­ка НДС) можно учесть в рас­хо­дах при УСН до конца ка­лен­дар­но­го года. За­тра­ты при­зна­ют­ся рав­ны­ми ча­стя­ми на конец каж­до­го от­чет­но­го пе­ри­о­да и года. К при­ме­ру, если орг­тех­ни­ка при­об­ре­те­на в ав­гу­сте, то на 30.09 при­зна­ет­ся по­ло­ви­на сто­и­мо­сти, а на 31.12 – вто­рая по­ло­ви­на сто­и­мо­сти. Если объ­ект при­об­ре­тен в мае, то по 1/3 сто­и­мо­сти при­зна­ет­ся на 30.06, 30.09 и 31.12.

Но есть еще два важ­ных усло­вия для при­зна­ния рас­хо­дов. Сто­и­мость объ­ек­та долж­на быть опла­че­на про­дав­цу, и объ­ект дол­жен быть вве­ден в экс­плу­а­та­цию (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Если же при­об­ре­тен­ная орг­тех­ни­ка не яв­ля­ет­ся амор­ти­зи­ру­е­мым иму­ще­ством, то ее сто­и­мость спи­сы­ва­ет­ся в рас­хо­ды как ма­те­ри­аль­ные за­тра­ты после опла­ты про­дав­цу и опри­хо­до­ва­ния (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

При спи­са­нии орг­тех­ни­ки вслед­ствие по­лом­ки или невоз­мож­но­сти даль­ней­ше­го ис­поль­зо­ва­ния ни­ка­ких рас­хо­дов не воз­ни­ка­ет, по­сколь­ку сто­и­мость уже пол­но­стью учте­на для рас­че­та на­ло­га при УСН.

Источник: сайт издательства «Главная книга»